Traitement des appels

Réception des appels

Lorsqu’une personne remplit le formulaire d’Appel en ligne, FM-011-1, celui-ci est soumis au directeur exécutif. Le directeur exécutif examinera et validera le formulaire d’appel dûment rempli. Cela implique de s’assurer que toutes les informations sont claires et complètes et de rassembler les pièces justificatives, selon le cas. En temps opportun, le directeur général répondra ensuite à l’appelant pour accuser réception de l’appel et clarifiera toute information à ce moment-là.

Si le directeur exécutif identifie un conflit d’intérêts potentiel concernant l’appel, l’appel est transmis au Comité d’appel et de plaintes pour suivi et résolution. Le comité a la responsabilité d’identifier tout membre qui aurait pu prendre des décisions liées à la situation faisant l’objet de l’appel. Si tel est le cas, ce membre doit être dispensé de cette situation d’appel particulière.

Évaluation des appels

Dès réception d’un appel, le Comité d’appel et des plaintes examine les informations relatives à l’appel. Ces informations peuvent inclure les éléments suivants en tout ou en partie, selon la décision faisant l’objet de l’appel:

• • Formulaire de candidature rempli
  • Formulaire de renouvèlement de certification complété
  • Résultats d’examen
  • Appels similaires antérieurs

Le Comité d’appel et de plainte enquêtera et évaluera l’appel, en temps opportun, en examinant toutes les preuves documentées et en interrogeant l’appelant et le personnel et/ou les membres concernés de CMVA/ACVM, le cas échéant.

Décisions suite à un appel

Une fois l’appel évalué, le Comité d’appel et de plaintes prendra une ou plusieurs décisions quant aux actions à entreprendre pour résoudre l’appel.

Le Comité d’appel et de plaintes transmettra au directeur exécutif sa(ses) décision(s) et les mesures qui en résulteraient, accompagnées de toute la documentation associée. Le directeur exécutif examinera les documents et les décisions pour s’assurer qu’ils sont conformes aux exigences du système de gestion CMVA/ACVM. Le directeur exécutif fournira un avis formel à l’appelant concernant les résultats de l’appel. Tous les dossiers liés à l’appel sont conservés par le directeur exécutif.